Применение электронных документов в бухучете

Хозяйственные операции любого предприятия должны отражаться в специализированных документах. Правила ведения бухгалтерского учета не только определяют формы составления текущей и отчетной документации, но и оговаривают сроки ее хранения. В целях систематизации хранения и упрощения документооборота, стали использоваться современные электронные системы обмена данными. Такие средства связи обеспечивают:

• удобный доступ к информационной базе с любого рабочего места компании;
• систематизированное хранение любых объемов данных;
• электронные накопители позволяют быстро найти любую документацию, чего не скажешь о бумажных архивах;
• оперативный обмен информацией между подразделениями, филиалами и организациями - экономия на транспортных расходах (почта, курьерская служба и т.д.).

Государственное регулирование электронных систем

Любая форма ведения бухгалтерского учета должна иметь законодательное обоснование и регулироваться соответствующими органами власти. Электронные системы обработки и хранения документации могут применяться, только при наличии государственного подтверждения. Согласно информационного сообщения Министерства Финансов РФ от 30.09.2008 года, учет документов может осуществляться как в бумажной форме, так и в электронном виде.

Действующее законодательство РФ предъявляет определенные требования к предприятиям, ведущим электронный документооборот: по требованию сотрудников органов контроля и партнерских компаний, они обязаны предоставлять копии бумажных документов. В зависимости от характера содержимого электронного архива, документация должна храниться от пяти лет и более. Стоит отметить, что за порчу, утерю архива или его части, законодателем предусмотрена определенная ответственность, которая возлагается непосредственно на руководителя организации.

Касательно системы налогообложения, закон требует создания особых условий хранения учетной документации, а именно: соответствующая информация должна быть укрыта от лиц, не имеющих прав доступа в таким данным, и защищена надежными системами электронной безопасности.

Для подписания цифровых документов требуется наличие электронной цифровой подписи. Она оформляется на конкретное лицо, идентифицирует сотрудника компании и является аналогом рукописной подписи. Перечень лиц, которым предоставляются ЭЦП и порядок их использования прописаны в российском законодательстве "Об электронной цифровой подписи" от 10.01.2002 года.

Отношение к счет-фактурам

Таким образом, государственное регулирование охватывает первичный документооборот бухгалтерии, отчетные и налоговые регистры. Что же касается счет-фактур, то их необходимо оформлять на бумажном носителе. Данное требование четко прописано в Налоговом кодексе: лицо, имеющее отношение к осуществлению хозяйственной деятельности, не может производить расчеты НДС, то есть выписывать счет-фактуры в электронной форме.

При этом, в официальном информационном сообщении Министерства Финансов РФ имеются некоторые уточнения: в ближайшем будущем планируется изменить существующий порядок документооборота. Возможно, счет-фактуры станут применяться и в электронном виде. При условии положительной практики применения введенных новшеств, политика осуществления бухгалтерского электронного документооборота будет изменена. Это поможет облегчить ведение бухгалтерского учета на предприятии, включая формирование отчетности и сдачу в государственные органы контроля.

Запросить звонок консультанта